Observera! Dessa dokument är reserverade för korrigering av tryckfel. All information i de bifogade PDF-filerna är giltig.
Maskinteknologsektionens Miljöpolicy
Maskinteknologsektionen strävar efter att vara en miljömedveten sektion och vill aktivt arbeta med att ta hänsyn till miljön i alla olika delar av verksamheten. Stort fokus ligger på att öka kunskapen kring miljöfrågor inom utskotten samt för medlemmarna i sektionen. Denna miljöpolicy har tagits fram för att underlätta detta arbete. Policyn ska visa ambitionsnivå och hur sektionen ska arbeta med detta på längre sikt. Reviderad: 2024-02-19
1. Miljöansvarig
Alla sektionens utskott samt bifirmor som anordnar större event, utser minst en Miljöansvarig vars uppgift är följande:
a. Närvara på miljöråden
b. Se till att utskottet/bifirman följer miljöpolicyn
2. Miljösamordnare
Sektionens hållbarhetsutskott (HållUt) har den fasta positionene Miljösamordnare, som ansvarar för sektionens miljöarbete. Detta görs genom:
a. Att organisera minst två miljöråd varje läsår där miljöansvariga kan delta i diskussioner, omröstningar eller liknande aktiviteter som rör sektionens miljöarbete. Ett av dessa miljöråd bör äga rum på våren och inkludera den tidigare miljösamordnaren efter att den nya miljösamordnaden har utsetts.
b. Se till att sektionen följer de krav som medlemskapet i Gröna Sektioner innebär.
c. Närvara på Gröna Sektioners möten.
d. Delta på minst en av LiU anordnad utbildning i miljöfrågor och miljöarbete. (Denna utbildning ordnas vanligen en gång per temin i samband med möte med Gröna Sektioner).
e. Sektionens miljösamordnare deltar aktivt i möten med Gröna Sektioner för att utbyta erfarenheter med andra sektioner och på så sätt utveckla sektionens eget arbete med miljöfrågor.
f. Har regelbundet kontakt med miljöansvariga och stämmer av frågor som rör miljö och återkopplar vid behov efter möten med Gröna Sektioner.
3. Event
Sektionen arbetar aktivt för att minska mängden engångsartiklar som används, men ser även hur detta blir en begränsande faktor för många. Därför ställs olika miljökrav på större och mindre event:
Mindre event/möten: gäller för sammankomster med ≤ 30 deltagare.
Större event: syftar på sammankomster med ≥ 30 deltagare.
a. Sektionen använder flergångsartiklar (porslin, glas, hårdplast och flergångsbestick) vid alla mindre event/möten (inomhus). Om sektionen måste använda engångsartiklar väljer vi så långt det är möjligt de som är Svanenmärkta/biobaserade.
b. På sektionens gratisevent ska maten som serveras vara vegetarisk. På event där var och en betalar bör maten vara vegetarisk, men ett aktivt val att få ett icke vegetariskt alternativ är tillåtet. Kravet om vegetarisk mat gäller inte externa parter.
c. Sektionen marknadsför och genomför varje läsår ett ”Grönt event”, en aktivitet där miljö finns med som en framträdande del, antingen i egen regi eller tillsammans med en eller flera andra Gröna sektioner. I första hand ansvarar HållUts eventansvarige för detta event.
d. Sektionen informerar fadderister, festerister m.m. inför Nolle-P och Nollan under Nolle-P om att vi är en Grön sektion och att det innebär att vi arbetar konkret och löpande med miljöfrågor i vår sektion.
e. Efter större event skrivs ett kort testamente som diskuterar eventets miljöpåverkan och vad som kan förbättras eller behövs för att nästa gång prestera bättre. Detta testamente skickas sedan till miljösamordnare och kan även med fördel inkluderas i det vanliga event testamentet.
4. Avfallskvittblivning
a. Sektionen källsorterar sitt avfall i fraktioner och uppmuntrar medlemmarna till att göra likadant. Källsorteringsguide
b. Sektionen samlar alltid in allt avfall efter utomhusaktiviteter.
c. Vid större event finns insamling för alla avfallsfraktioner som orsakas av eventet. Dessa fraktioner lämnas sedan i något av källsorteringsrummen på campus. Soprum C-huset
d. Om sopkärl har lånats av kårservice eller Linköpings kommun tas de om hand av respektive utlånare. Utlåning
e. Vid mindre event kan källsorteringsmöbler inomhus användas.
5. Investeringar och inköp
a. Vid inköp till event, vidare försäljning eller liknande prioriteras miljöprestanda till den mån det är ekonomiskt rimligt.
b. Vid stora eller långsiktiga investeringar bör en miljökunnig person inkluderas i framtagandet av förslag och beslutsfattningen. Exempelvis miljösamordnare, ordförande i HållUt eller utomstående expert (ex. LiU anställd eller en Gröna sektioner medarbetare).
6. Gröna sektioner
Sektionen är medlem i Gröna Sektioner. Detta innebär att:
a. Vi har en Miljöhandlingsplan som beskriver miljöarbetet. Den beskriver vilka mål som ska uppnås, hur det ska uppnås och vem/vilka som är ansvariga. Målen är tidsbestämda och revideras varje år genom miljöförbättrande åtgärder.
b. Sektionen har åtagit sig engagemanget att sprida miljöarbetet till medlemmarna. Miljöhandlingsplan och arbetet med miljöfrågor finns tillgänglig för sektionens medlemmar.
c. Utskott och studentrepresentanter tar del av sektionens miljöhandlingsplan och miljöfrågor finns med som en återkommande punkt i möten mellan styrelse, utskott och studentrepresentanter.
d. Eventuella datorer eller annan elektronisk utrustning i sektionsrummet eller motsvarande är aktiverade i energisparläge och/eller stängs av helt när de inte används.
e. Sektionen behåller sina egna miljömål i miljöhandlingsplanen och bygger varje år på med minst ett nytt eget miljömål. Detta gäller inte egna miljömål som uppenbart är ettåriga. Skulle förutsättningarna att genomföra ett eget miljömål förändras, motiverar vi varför vi väljer att avsluta det.
Ladda ned pdf: Miljöpolicy
Maskinteknologsektionens GDPR-policy
Rutin för behandling av personuppgifter på MTS
Denna rutin beskriver hur Maskinteknologsektionen, fortsatt benämnt som MTS, som organisation ska hantera personuppgifter, i vilka fall samt vilka personuppgifter som hämtas in, hur de lagras samt hur länge de får sparas i organisationen. Rutinen definierar även hur samtycke bör inhämtas, den enskildes rättigheter samt hur gallring och arkivering sker. Rutinen definierar även hur MTS hanterar personuppgiftsincidenter ( En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som kan innebära risker för människors friheter och rättigheter. Riskerna kan innebära att någon förlorar kontrollen över sina uppgifter eller att rättigheterna inskränks).
För generella frågor om behandling av personuppgifter, var vänlig vänd dig till styrelsen genom att maila [email protected]. Vid begäran om radering av personuppgifter kontakta informationschef i styrelsen genom att maila [email protected].
Syfte
Syftet med denna rutin är att beskriva hur MTS behandlar personuppgifter för att säkerställa en tydlighet både internt samt externt. Syftet med arbetet kring personuppgiftshantering handlar om att säkerställa medlemmarnas, och andra engagerades, rätt till sina personuppgifter.
Omfattning
Denna rutin gäller för samtliga parter verksamma inom MTS organisation som hanterar någon form av personuppgifter. I de fall då annan part agerar personuppgiftsbiträde åt MTS upprättas ett separat avtal mellan MTS och parten, som skall grundas på det som står i denna rutin. Rutinen skall även användas för att externt kommunicera hur MTS hanterar personuppgifter som kommer in till, eller behandlas av, organisationen.
Historik
Utkast färdigställt i maj 2019 av styrelsen 18/19.
Reviderad i april 2020 av styrelsen 19/20.
Fastställt enligt beslut på styrelsemöte [nr 4, 29/4]
Personuppgifter
Begrepp
De begrepp som används i denna rutin används i enlighet med definitionerna från Dataskyddsförordningen. Se Artikel 4 i Dataskyddsförordningen för definitioner av begrepp.
Personuppgifter och behandling av personuppgifter
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. T.ex kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer. Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Personuppgiftsansvarig
MTS som juridisk person är ansvarig för hanteringen av personuppgifter som utförs inom MTS verksamhet.
Personuppgiftsbiträden
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning, denna finns alltid utanför den egna organisationen. MTS ansvarar för att ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet upprättas. Biträdet måste vidta de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda uppgifterna.
Syftesförklaring vid behandling av personuppgifterna
Innan MTS skapar möjlighet för den enskilde att genom e-post, formulär eller annat sökbart register lämna uppgifter om sig själv ska syftet med behandlingen vara dokumenterat. Samma sak gäller när MTS inhämtar uppgifter i direkt kontakt med den
enskilde eller från andra aktörer.
Information och samtycke
Personuppgifter får endast behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till
behandlingen eller om behandlingen är nödvändig enligt något av kraven i
Dataskyddsförordningen. Hur information och samtycke ska vara utformat avgörs i
samråd med Styret. Den personuppgiftsansvarige ska som huvudregel lämna information om- och inhämta samtycke skriftligen. För en definition av samtycke, se
Dataskyddsförordningens beaktandesatser, skäl (32).
Gallring och arkivering
Enligt huvudregel ska alla personuppgifter gallras när de inte längre behövs för
verksamheten och ändamålet eller syftet med behandlingen. Personuppgifterna får dock
bevaras i enlighet med bokföringslagen och i syfte att följa högskoleförordningen eller
andra lagar/förordningar. Personuppgifter om engagerade inom MTS kan i vissa fall
inhämtas innan engagemanget påbörjats, detta i ett kommunikationssyfte samt för att
kunna skicka ut information om exempelvis överlämning. Uppgifterna sparas hos MTS
under den tiden då den engagerade är aktiv inom MTS. I vissa fall, gällande
alumniverksamhet, sparas vissa uppgifter en längre tid. Dock enbart om personen gett
sitt samtycke till detta, mer om detta under 4.3.
Principer vid behandling av personuppgifter
Grundläggande principer för behandling av personuppgifter är:
− Laglighet, korrekthet och öppenhet——
− Ändamålsbegränsning
− Uppgiftsminimering
− Korrekthet
− Lagringsminimering
− Integritet och konfidentialitet
− Ansvarsskyldighet
MTS strävar efter att personuppgifter som behandlas inom organisationen behandlas inom EU/EES. Alla MTS egna system befinner sig inom EU/EES. MTS hanterar endast personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat eaktansvärt skäl.
Dina rättigheter
Rätt till tillgång
MTS strävar efter att vara öppna och transparenta med hur personuppgifter behandlas inom organisationen. För att få en djupare insikt i vilka personuppgifter vi behandlar om dig kan du begära att få tillgång till uppgifterna genom att maila Styret. Denna information lämnas ut i form av ett registerutdrag med angivande av ändamål, kategorier av personuppgifter, lagringsperioder och information om varifrån uppgifterna har samlats in. MTS ska besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och inom en månad. Om vi inte kan uppfylla dina önskemål ska en motivering lämnas.
Rätt till rättelse
Du kan även begära att dina personuppgifter rättas i de fall personuppgifterna är felaktiga. Inom ramen för det angivna ändamålet har du också rätt att komplettera eventuellt ofullständiga personuppgifter. Medlem i MTS kan själv redigera vissa uppgifter på sektionens hemsida.
Rätt till radering
MTS sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig i de fall:
− Uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
− Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta.
− Du invänder mot en intresseavvägning MTS har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än MTS berättigade intresse.
− Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.
− Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse som MTS omfattas av.
MTS kan ha rätt att neka en begäran om radering av personuppgifter om det finns legala skyldigheter som hindrar MTS från att omedelbart radera vissa uppgifter. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att MTS ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle MTS vara förhindrat att tillmötesgå en begäran om radering kommer MTS istället blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.
Rätt till invändning
I de fall MTS använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver MTS kunna visa ett berättigande skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter.
Rätt till begränsning
Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av din data exempelvis om du anser att datan inhämtats felaktigt, att datan inte är korrekt eller att behandlingen kränker dina rättigheter eller friheter. När du invänt mot behandling av din data får MTS fortsätta behandla din data under den tid som kontrollen pågår. Om behandlingen av dina personuppgifter begränsas tillfälligt, kommer MTS underrätta de parter som vi har lämnat ut uppgifterna till, om att denna tillfälliga begränsning har ägt/äger rum. Ovanstående gäller ej i de fall det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.
Anmälan av överträdelse
Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna klagomål till Datainspektionen.
För mer information om hantering av personuppgifter i MTS verksamhet se tabeller i pdf.
Ladda ned pdf: MTS – GDPR
Maskinteknologsektionens Jämlikhetspolicy
Maskinteknologsektionen strävar efter att vara en jämlik sektion och vill arbeta aktivt med inkludering och låta inkludering och jämlikhet vara en del av all verksamhet som utförs av Maskinteknologsektionen. Denna jämlikhetspolicy har tagits fram som ett styrdokument för att underlätta detta arbete och tydliggöra hur verksamhet ska bedrivas på sektionen på ett inkluderande sätt. Policyn ska även visa ambitionsnivå och hur sektionen skall arbeta med dessa frågor på längre sikt.
Policyn har tagits fram av jämlikhetssamordnare med underlag från svar inlämnade i samband med Tenta-p frukost vt 20 och vt 21 samt i samtal och diskussion med jämlikhetsrådet och relevanta personer.
Om någon på något sätt känner sig diskriminerad skall kontakt tas med sektionens AMO via det anonyma formulär som finns på MTS hemsida, alternativt direkt genom att maila [email protected]. Ett mail kan vara att föredra för att kunna ha en dialog med AMO, för förtydligande är ett mail inte anonymt. AMO har tystnadsplikt och kan hjälpa er ta vidare ert ärende till LinTek som i sin tur kan kontakta LiU.
Jämlikhetspolicyn ska ses över årligen och revideras vid behov.
Maskinteknologsektionen ska..
1. Ha en jämlikhetsansvarig i varje utskott.
a. Ordförande har tillsammans med utskotten ansvar att tilldela en jämlikhetsansvarig.
b. Jämlikhetsansvarig ansvarar för att regelbundet delta i jämlikhetsråd som jämlikhetssamordnaren kallar till.
c. Alla i utskottet har ansvar för att främja inkludering och att det inte sker någon diskriminering på sektionen, jämlikhetsansvarig
ansvarar för att kommunicera arbetet med inkludering mellan utskott och sektionen.
d. Den jämlikhetsansvariga har som ansvar att se till att utskottets event följs och styrs upp enligt Jämlikhetspolicyns Hjälp Vid Event
2. Ge ut ny information på både svenska och engelska.
a. All offentlig information som skickas ut från sektionen via facebook och mail ska finnas att tillgå på både svenska och engelska i den mån det är möjligt. Detta gäller speciellt vid viktigare information, som inbjudan till event.
b. Vid event bör det vara tydligt informerat vilket språk eventet kommer att hållas på.
3. Kontinuerligt arbeta med att sprida medvetenhet kring begrepp som jämlikhet, jämställdhet, inkludering och diskriminering.
a. Jämlikhetsråden skall fungera som ett organ för detta arbete där jämlikhetssamordnaren aktivt ska driva denna fråga tillsammans med jämlikhetsrepresenanter från vardera utskott.
b. Ett informativt event ska finnas att tillgå under början av varje läsår i syfte att utbilda och uppmärksamma dessa begrepp bland sektionsaktiva. Detta anordnas av jämlikhetssamordnare.
4. Vid event:
a. Sträva efter att planera och genomföra en mångfald av olika typer av event. Detta för att alla personer av olika identiteter och olika förutsättningar, när det kommer till funktion och ekonomi, skall känna sig välkomna att vara med på event som sektionen bedriver.
b. Alltid ha likvärdiga alkoholfria alternativ vid servering av dryck.
c. Ha likvärdiga alternativ för olika kost och allergier.
d. Ha kunskap och insikt i begrepp som kulturell appropriering och övriga väsentliga begrepp, se Begreppslista.
e. Inte endast förlita sig på marknadsföring och spridning över Facebook. Exempelvis även avisera event via MTS nyhetsbrev..
f. Vid genomförandet av testamente efter event ska det ingå en del där det reflekteras över hur ni arbetat jämlikt för att främja inkludering och förebygga diskriminering.
g. Använda sig av följande dokument när event planeras och genomförs Hjälp Vid Event
5. Sträva efter att ingen som helst typ av diskriminering sker, på något sätt.
6. Sträva efter stor mångfald hos medlemmar i sektionens styrelse, utskott, bifirmor och övriga föreningar.
Ladda ned pdf: Jämlikhetspolicy
Maskinteknologsektionens Alkoholpolicy
Syfte
Syftet med policyn är att alla ska ha möjlighet att känna sig delaktiga på alla sektionsinterna event, även när de inkluderar alkohol.
Bakgrund
Alkoholkultur har länge diskuterats på sektionen och normen har varit att dricka och servera alkohol på fest, sittningar och andra event. Det glöms regelbundet bort att inkludera alkoholfria alternativ i anmälan och marknadsföring. Det borde alltid kännas lika välkommet att delta på ett arrangemang, oberoende om en vill dricka alkohol eller inte. Under sektionsmötet HT19 röstades motionen gällande en alkoholpolicy in, där det beslutades att Styrelsen 19/20 skulle ta fram en policy som följs av grupper (Grupper definieras i detta dokument som bifirmor, utskott, Styrelsen, valberedningen, M-YRAN, M-bandet och projektgrupper) på Maskinteknologsektionen. Utöver detta beslöts det att alkoholfria alternativ aldrig kan vara dyrare än alternativ med alkohol, och att om priset motiverar annorlunda ska priset på alkoholhaltig dryck höjas så att dryckerna kostar lika mycket. Slutligen fick Styrelsen i uppgift att utreda vilka alkoholfria alternativ som är lämpliga för olika alkoholhaltiga drycker.
Definitioner
Sektionsinterna event:
Ett sektionsinternt event är event som är menat för enbart maskinteknologstudenter och arrangeras av Maskinteknologsektionen. Policyn berör inte event som är riktade till alla studenter på LiU eller privat arrangerade event för maskinteknologer. Detta innebär att samarbeten med andra föreningar och sektioner inte regleras av policyn men det är starkt uppmuntrat att sträva efter att följa den även då.
Alkoholfritt:
Enligt svensk lag räknas all dryck som har under 2,25% alkohol som lättdryck. Där nämns även att “vid servering av alkoholdrycker ska lättdrycker finnas att tillgå i tillfredsställande urval och omfattning”. Lättdryck är per definition inte alkoholfritt utan alkoholfritt tolkas av Systembolaget som dryck med en alkoholhalt under 0,5%. Policyn reglerar att alla sektionsinterna event ska erbjuda alkoholfria alternativ enligt Systembolagets definition, som motsvarar drycker som innehåller alkohol.
Prissättning och tillgänglighet
Alkoholfria alternativ ska vara billigare än motsvarande alternativ med alkohol om inte inköpspriset motiverar något annat, då kan alkoholhaltig dryck och alkoholfri dryck kosta lika mycket. Ett alkoholfritt alternativ ska aldrig vara dyrare än motsvarande alternativ med alkohol (Detta betyder att man då jämnar ut priset på den alkoholhaltiga drycken så att båda alternativen kostar lika mycket. Alltså höjer priset på alkohol så båda alternativen kostar lika mycket). Det bör finnas minst ett alkoholfritt alternativ per kategori av alkoholhaltig dryck (se pdf). Alkoholfria alternativ ska alltid vara lättillgängligt och enkelt att servera. Vatten ska alltid finnas lättillgängligt och vara gratis på alla arrangemang där alkohol serveras.
Marknadsföring av event
Marknadsföring ska inte lägga mer fokus på alkoholdryck än på alkoholfria alternativ. Den ska inte uppmana till att en ska behöva dricka alkohol för att kunna delta. Vid anmälan till sittningar bör alla alternativ skrivas ut så att deltagarna själva får välja vilken typ av dryck de vill ha (Om det exempelvis på en sittning serveras alkohol i form av rött vin, vitt vin och öl samt alkoholfritt i form av läsk, alkoholfri öl och alkoholfritt rött vin ska alla dessa alternativ skrivas ut).
Lämpliga substitut
Lista på vilka substitut som kan anses lämpliga
Generellt när det gäller substitut gäller det för arrangören att fundera på vad som är syftet med drycken som serveras (Om det serveras alkoholhaltiga shots bör det serveras alkoholfria shots som också bidrar till grimaser, förutsatt att det är det som är syftet med de alkoholhaltiga shotsen. Kan exempelvis vara shots som innehåller ingefära).
Ladda ned pdf: Alkoholpolicy
